なにをしたらいいの？ 初めて幹事になった人へのアドバイス

宴会の幹事はこんな役割です

飲食をともなう集まりがあるとき、いろいろと手配を行う人が必要になります。それが幹事で、企業における忘年会や一般家庭における敬老イベントなど年間を通じて出番があります。幹事の仕事で一番大切なのは、宴会を行う場所と飲食物の手配です。どんな手配をするかによって宴会の雰囲気が変わるので、幹事のセンスが問われます。飲食店への問い合わせや予約が必要になりますが、その前に宴会の概要をしっかりと把握しましょう。具体的には、どのような集まりで、何人が参加予定なのか調べることから始まります。こうした基本的な情報を把握しないと、手配すべき飲食店のグレードや会費の設定ができません。恒例の集まりの場合は、前回の様子を調べると参考になります。

宴会当日も柔軟な対応が求められる

飲食店の予約や参加者への告知が完了して、無事に開催当日を迎えたとしても、幹事の仕事はまだ続きます。会場の場所がわからないと問い合わせてくる人や、当日になってキャンセルする人などが現れるからです。また、宴会に目上の人が参加する場合は、失礼のないように特別な配慮をしましょう。目上の人が会場を去るときにはタクシーの手配が必要かもしれません。入念に確認したいのは会費の徴収です。飲食店などへの支払いに関係するため、定められた金額を集めているか何回でも確認しましょう。会費を宴会当日に徴収する形式の場合、当日にキャンセルした人がいると店への支払い金額が不足するおそれもあります。不足分は幹事が一時的に負担しなければいけないこともあるので、現金は多めに用意しておくとよいでしょう。

大阪の宴会は少人数でまったり楽しむスタイルから大人数でフロアを貸し切ってするパーティまでさまざまな楽しみ方があります。